PLANEACIÓN TERCER PERIODO INFORMÁTICA – FASE INTRODUCTORIA BASES DE DATOS.

 

BASES DE DATOS - MS ACCESS

 TRABAJO DE CONSULTA

1. ¿QUE ES UNA BASE DE DATOS?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos u otras cosas. Muchas bases de datos comienzan como una lista en una hoja de cálculo o en un programa de procesamiento de texto. A medida que la lista aumenta su tamaño, empiezan a aparecer redundancias e inconsistencias en los datos. Cada vez es más difícil comprender los datos en forma de lista y los métodos de búsqueda o extracción de subconjuntos de datos para revisión son limitados. Una vez que estos problemas comienzan a aparecer, una buena idea es transferir los datos a una base de datos creada con un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Access.

Una base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que usa tres tablas no son tres bases de datos, sino una base de datos que contiene tres tablas. Salvo que haya sido específicamente diseñada para usar datos o códigos de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas en el formato Access 2007 (que también usan Access 2016, Access 2013 y Access 2010) tienen la extensión de archivo .accdb y las bases de datos creadas en formatos anteriores de Access tienen la extensión de archivo .mdb. Puede usar Access 2016, Access 2013, Access 2010 o Access 2007 para crear archivos en formatos de archivo anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).

2. ¿QUE ES MS-ACCESS?

El programa Microsoft Access, es un programa que se encarga de la administración de las bases de datos. El mismo te ayudará a organizar y administrar un buen número de registros. Con esta herramienta también podrás diseñar aplicaciones que se puedan emplear en Access, en la modalidad Backend.

Es importante señalar, que el Microsoft Excel se emplea para efectuar cálculos a través de ciertas formulas, y también para ejecutar análisis de datos. Sin embargo, Microsoft Access es un programa que ofrece muchas ventajas, ya que con el podrás recopilar, clasificar y además manejar un buen número de datos.

En ese sentido, Microsoft Access te ofrece la posibilidad de crear diversas bases de datos, entre las cuales se mencionan:

* Para la matrícula de alumnos en una escuela

* Para la administración de eventos

* Para administrar contactos

* Para ejecutar inventario domestico

* Para los canales de ventas

* Para la gestión de proyectos

* Para llevar la contabilidad de las empresas

* Entre muchas otras..

Microsoft Access se ha ido actualizando, al igual que las demás aplicaciones de Office. Es de destacar, que actualmente no ha sido creada la aplicación, “Access portable”. Por tal razón, deberás instalar este programa en tu ordenador.

3. ¿CUAL ES LA FINALIDAD DE UNA BASE DE DATOS? 

Con Access, puede: Agregar nuevos datos a una base de datos, como un nuevo artículo en un inventario. Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación actual de un artículo. Eliminar información, por ejemplo, si un artículo se vende o se descarta.

4. ¿CUALES SON LOS ASPECTOS POSITIVOS CUANDO UNA EMPRESA GESTIONA Y ADMINISTRA BASES DE DATOS?

4.1. Agrupación de datos

Uno de los principales beneficios de una base de datos en una empresa es que permite almacenar toda la información necesaria para el trabajo diario en un solo lugar, lo que incrementa la productividad y hace más ágil la toma de decisiones sustentadas en datos.

4.2. Estructuración y organización de datos

Otro de los beneficios de una base de datos en una empresa es que ayuda a estructurar y organizar los datos de una manera eficiente y funcional, acomodándose a su realidad y necesidades.

4.3. Permite una optimización y enriquecimiento de los datos

Las bases de datos permiten minimizar la posibilidad de errores en el manejo de su información ya que posibilitan la eliminación de redundancias e inconsistencias.

Esto se consigue gracias a procesos de normalización y enriquecimiento de los datos como los que te ofrecemos desde Ayuware, para que puedas sacar el máximo partido a tus bases de datos.

4.4. Facilidad para compartir la información

De entre todos los beneficios de una base de datos en una empresa, este es uno de los más interesantes porque permite que varios usuarios puedan acceder al mismo tiempo a la información desde lugares remotos.

5. DIGA UN CONCEPTO CLARO SOBRE LA IMPORTANCIA DE ADMINISTRAR BASES DE DATOS

Las Bases de Datos tienen una gran relevancia a nivel personal, pero más si cabe, a nivel empresarial, y se consideran una de las mayores aportaciones que ha dado la informática a las empresas. En la actualidad, cualquier organización que se precie, por pequeña que sea, debe contar con una Base de Datos con la que organizar los datos sobre su negocio, pero para que sea todo lo efectiva que debe, no basta con tenerla: hay que saber cómo gestionarlas.

En el caso de que en nuestra compañía no contemos con una persona que se encargue de esta labor, existe la posibilidad de contratar a una empresa externa que se encargue.

Las principales utilidades que ofrece una base de datos a la empresa son las siguientes:

Agrupar y almacenar todos los datos de la empresa en un único lugar.

Facilitar que se compartan los datos entre los diferentes miembros de la empresa.

Evitar la redundancia y mejorar la organización de nuestra actividad.

Visualizar los datos de un cliente o potencial: interacciones, ventas, datos de contacto.

Conectar los datos de operaciones, facturación e interacciones con cada cliente o potencial

Activar campañas de marketing o tareas

Si una Base de Datos se gestiona adecuadamente, la organización obtendrá diferentes ventajas. Aumentará su eficacia, habrá trabajos que se realicen con mayor rapidez y agilidad debido a la simplificación de los mismos, podremos mejorar la seguridad de los datos que almacenamos, y con todos estos factores, maximizaremos los tiempos y por tanto, se producirá una mejora en la productividad.

Estas funcionalidades aportarán un valor añadido a la empresa, ya que con una base de datos formulada correctamente, conseguiremos que la información y el conocimiento sean los mayores activos de la compañía, lograremos sacar el máximo rendimiento a las competencias de nuestros colaboradores, así como averiguar datos de nuestros clientes potenciales. Por último, puesto que la información es poder, cuantos más datos tengamos, mayor será la competitividad de la compañía.

6. DEFINIR EN ACCESS:

A. TABLA 

Una tabla es una lista de información relacionada en columnas y filas. En una tabla, cada fila es llamada registro y cada columna es llamada campo.

B. CONSULTA 

En Access, una consulta es un objeto de base de datos. No almacena datos. En su lugar, muestra los datos almacenados en tablas y hace que esos datos estén disponibles para que pueda trabajar con ellos. Una consulta puede mostrar datos de una o más tablas, de otras consultas o de una combinación de ambas.

C. FORMULARIO 

Un formulario de Access es un objeto de base de datos que puede usar para crear una interfaz de usuario para una aplicación de base de datos.

D. INFORME 

Un informe es un objeto de base de datos que resulta útil para presentar la información de la base de datos con alguno de los siguientes propósitos: Mostrar o distribuir un resumen de los datos. Archivar instantáneas de los datos.

E. MACRO 

Una macro en Access es una herramienta que permite automatizar tareas y agregar funcionalidad a los formularios, informes y controles.

F. MODULO 

Módulos. Los módulos, como las macros, son objetos que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante la elección de una lista de acciones de macro, los módulos se escriben en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

G. PANEL DE CONTROL

El panel de navegación es una lista de los objetos que has creado en la base de datos. Verás que aparecen organizados en grupos (por tipo de objeto), para que los encuentres con más facilidad. Allí puedes realizar acciones como cambiar el nombre de los objetos, abrirlos y eliminarlos.

7. EXPLIQUE LOS TIPOS DE RELACIONES DE TABLAS

Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para conseguirlo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado solo una vez. Después, se debe proveer a Access de un medio para recopilar de nuevo la información desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que estén relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero debe conocer las relaciones existentes entre las tablas y, a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos.